Voor oprichters en directeuren rijst steeds weer de vraag welke apparatuur nodig is in het dagelijkse werk. Sommige dingen zijn gewoon onderdeel van een bedrijf, andere lijken in eerste instantie overbodig, maar blijken dan nuttig te zijn. Natuurlijk zijn er ook tal van zaken die onvermijdelijk zijn bij het starten van een bedrijf. Hoort hier een bedrijfsstempel thuis? Waarom hebben bedrijven eigenlijk een stempel nodig en wat staat erop? Deze vragen worden hier beantwoord.
Waar is een bedrijfsstempel nuttig voor?
Allereerst lijkt het gebruik van een bedrijfsstempel uiterst serieus. Zakelijke partners, klanten en opdrachtgevers kunnen relevante informatie op de zegel vinden, waardoor het voor de ondernemer bijzonder gemakkelijk is om belangrijke informatie onder documenten te plaatsen. Vooral in grotere bedrijven onderstreept het gebruik van een bedrijfsstempel de beslissingsbevoegdheid van de individuele medewerkers. Dat maakt ze geloofwaardiger en vereenvoudigt zakelijke correspondentie. Op de volgende documenten is een bedrijfsstempel vereist:
- Huurovereenkomsten voor panden
- Contracten met klanten, leveranciers en andere zakenpartners
- Ontvangsten en facturen
- Arbeidsovereenkomsten of opzeggingen
- Arbeidsreferenties
Voor de laatste twee punten is echter ook een handgeschreven handtekening vereist zodat het document rechtsgeldig is. Belangrijk: Verhuurders van bedrijfspanden verwachten vaak een bedrijfsstempel dat aantoont dat een persoon echt bevoegd is om voor een bedrijf te tekenen. Er zijn dus maar een paar gevallen waarin er een manier is om een bedrijfsstempel te omzeilen.
De structuur van een bedrijfsstempel: kleur, inhoud en meer
Er zijn verschillende soorten zegels die als bedrijfszegels kunnen worden gebruikt. Vooral stempelmachines met een stalen behuizing zijn populair. Ze worden geleverd met een geïntegreerd inktkussen en zijn beschermd tegen uitdrogen. Als je het wat “rustieker” wilt, kun je een klassieke houten stempel gebruiken en een bijpassend stempelkussen in zwart of blauw kopen. Talloze online winkels bieden aanpasbare stempels in verschillende ontwerpen waaruit het bedrijf kan kiezen. Voor elk bedrijf is de juiste stempel te vinden.
Er zijn over het algemeen geen verplichte gegevens die op een bedrijfsstempel moeten staan. Sommige informatie heeft zich echter bewezen. Dit omvat natuurlijk zowel de bedrijfsnaam als de rechtsvorm, de adres- en contactgegevens van het bedrijf en het belastingnummer evenals de bankgegevens. Grotere bedrijven hebben vaak meerdere bedrijfsstempels die voor verschillende doeleinden worden gebruikt. Dit betekent dat alleen de informatie die nodig is voor het betreffende doel erop terug te vinden is.
Bij het ontwerpen van de stempel is het essentieel om ervoor te zorgen dat alle informatie leesbaar is! De grootte van de stempel, het lettertype en de lettergrootte van de afzonderlijke componenten zijn hierbij bepalend. Vooral grotere bedrijven vertrouwen op corporate design. In hetzelfde ontwerp kunt u uw bedrijfsstempel, website, flyer, briefpapier etc. ontwerpen. Zo vergroten ze de herkenningswaarde van het bedrijf en zorgen ze ervoor dat alles op elkaar past.